Empezar la contabilidad puede parecer abrumador… pero no tiene por qué serlo. Aquí tienes una guía práctica, clara y paso a paso para que inicies la contabilidad de tu negocio desde cero, organizada para que cualquiera (aunque no tenga experiencia) pueda seguirla y aplicar cambios inmediatamente. 💼📘
1. Define tu objetivo y el periodo contable
Antes de registrar nada:
- Pregúntate
por qué llevas contabilidad (cumplir impuestos, evaluar
rentabilidad, pedir préstamos, tomar decisiones).
- Decide
el periodo contable (mensual, trimestral, anual). Para la mayoría
de micro y pequeños negocios, lo más práctico es mensual.
2. Elige la forma jurídica y requisitos legales básicos
Asegúrate de conocer la forma legal de tu negocio
(autónomo, SRL, etc.) y las obligaciones fiscales asociadas en tu país:
registro, facturación, impuestos y libros exigidos. Esto define qué registros
son obligatorios y qué formato seguir.
3. Abre una cuenta bancaria exclusiva para el negocio
Separa finanzas personales y del negocio desde el primer
día.
- Abre
una cuenta bancaria comercial.
- Utiliza
esa cuenta para todos los cobros y pagos del negocio.
Esto facilita el control y las conciliaciones bancarias.
4. Crea (o descarga) un plan de cuentas básico
El catálogo o plan de cuentas es el esqueleto de tu
contabilidad. Aquí tienes un ejemplo simple para empezar:
- 1
Activos
- 10
Caja
- 11
Banco X cuenta corriente
- 12
Cuentas por cobrar (clientes)
- 13
Inventario
- 2
Pasivos
- 20
Proveedores / Cuentas por pagar
- 21
Préstamos bancarios
- 3
Patrimonio
- 30
Capital
- 31
Resultados acumulados
- 4
Ingresos
- 40
Ventas de productos
- 41
Servicios prestados
- 5
Gastos
- 50
Compras de mercadería
- 51
Sueldos
- 52
Gastos operativos (luz, internet, arriendo)
- 53
Publicidad
Este plan lo puedes adaptar y ampliar con el tiempo.
5. Decide el método de registro
Tienes dos opciones principales:
- Manual
(libros físicos o Excel) — útil al inicio si tienes pocas operaciones.
- Software
contable (Recomendado) — facilita registros, conciliaciones y reportes
(ej.: QuickBooks, Alegra, ContaSimple, Wave, o el que prefieras/local).
Si eliges Excel, crea plantillas para: libro diario, libro mayor, y balance de comprobación.
6. Documentación: factura, recibos y comprobantes
Organiza un sistema para guardar soportes: facturas
de venta, facturas de compra, recibos, notas de entrega. Sin comprobantes no
hay asiento válido.
Recomendación: guarda todo digitalizado (PDF) y clasifícalo por mes.
7. Registra tu primer asiento (ejemplo práctico)
Supongamos que inicias con $10,000 en caja aportados por el
dueño:
- Fecha:
01/01/2026
- Descripción:
Aporte inicial del propietario
- Débito:
Caja $10,000 (Cuenta 10)
- Crédito:
Capital $10,000 (Cuenta 30)
Ejemplo de venta al contado por $1,500:
- Débito:
Caja $1,500
- Crédito:
Ventas $1,500
Registra cada operación en el libro diario y luego
pásala al libro mayor por cuenta.
8. Lleva control del inventario
Si vendes productos, controla entradas y salidas de
inventario. Dos métodos simples:
- Inventario
periódico: actualizas al final del periodo.
- Inventario
permanente: registras cada movimiento (recomendado si usas software).
9. Conciliaciones periódicas
Cada mes, concilia tu cuenta bancaria y tu caja
con los registros contables. Revisa diferencias y corrige errores. Esto evita
problemas con proveedores y con impuestos.
10. Asientos de ajuste y cierre mensual
Al final de cada mes, registra asientos de ajuste:
depreciación, provisiones, gastos acumulados o ingresos devengados. Luego
prepara la balanza de comprobación para verificar que débitos =
créditos.
11. Genera informes básicos (al menos mensuales)
- Balance
(posición financiera)
- Estado
de resultados (resultado del periodo)
- Flujo
de caja (opcional pero muy útil)
Estos informes te permiten tomar decisiones: ¿corto
personal? ¿invertir? ¿ahorrar?
12. Cumplimiento fiscal
Investiga fechas de declaración y pagos de impuestos (IVA,
ISR/impuesto sobre la renta, retenciones, etc.). Llevar contabilidad al día
facilita cumplir con obligaciones y evita sanciones.
13. Automatiza y apóyate en tecnología
Usa una herramienta que te permita: emitir facturas,
registrar ventas, escanear comprobantes y generar reportes. A medida que crece
el negocio, la automatización te ahorrará mucho tiempo.
14. Revisa y aprende con un profesional
