Los gastos generales y administrativos son los desembolsos que realiza una empresa para mantener funcionando su estructura administrativa y operativa, pero que no están directamente relacionados con la fabricación de un producto o con la prestación específica de un servicio.
En otras palabras: son gastos necesarios para que la empresa pueda funcionar y ser administrada.
1️⃣ EJEMPLOS DE GASTOS GENERALES Y ADMINISTRATIVOS
Entre los más comunes encontramos:
- 🏢 Alquiler de oficinas administrativas.
- 💡 Electricidad y agua de las oficinas.
- 🌐 Internet y teléfono.
- 📝 Materiales y útiles de oficina.
- 💻 Software administrativo.
- 👔 Sueldos del personal administrativo.
- 🚕 Transporte relacionado con actividades administrativas.
- 🖨️ Mantenimiento de equipos de oficina.
- 🧹 Servicios de limpieza.
- ⚖️ Servicios legales y profesionales.
- 📊 Servicios contables.
- 🛡️ Seguros administrativos.
- 📄 Papelería e impresiones.
- 🔧 Reparaciones de equipos administrativos.
2️⃣ ¿POR QUÉ SE LLAMAN ADMINISTRATIVOS?
Porque están relacionados con la administración y gestión de la empresa, y no necesariamente con la producción o venta de los bienes.
Por ejemplo:
Una fábrica de zapatos puede tener:
Gasto de materia prima → costo de producción.
Salario de un trabajador que fabrica zapatos → costo de producción.
Salario del gerente administrativo → gasto administrativo.
Internet de la oficina administrativa → gasto administrativo.
3️⃣ DIFERENCIA ENTRE COSTO Y GASTO ADMINISTRATIVO
Esta diferencia es fundamental.
Costo: está directamente relacionado con la producción o adquisición de los bienes que la empresa vende.
Gasto administrativo: está relacionado con mantener y administrar la empresa.
Ejemplo:
Una empresa compra mercancía por RD$100,000.
Ese importe forma parte del costo de la mercancía.
Pero paga RD$15,000 de alquiler de la oficina administrativa.
Ese importe corresponde a un gasto administrativo.
4️⃣ EJEMPLO CONTABLE
La empresa paga RD$20,000 por servicios de internet y telefonía de sus oficinas.
El registro podría ser:
| Cuenta | Débito | Crédito |
|---|---|---|
| Gastos de servicios / Gastos administrativos | RD$20,000 | |
| Bancos | RD$20,000 |
El gasto aumenta por el Débito y el dinero disponible en bancos disminuye por el Crédito.
5️⃣ ¿DÓNDE APARECEN EN LOS ESTADOS FINANCIEROS?
Los gastos generales y administrativos normalmente se presentan dentro de los gastos operativos en el Estado de Resultados.
Por ejemplo:
| Concepto | RD$ |
|---|---|
| Ventas | 500,000 |
| (-) Costo de ventas | (280,000) |
| Utilidad bruta | 220,000 |
| Gastos administrativos | (80,000) |
| Gastos de ventas | (40,000) |
| Utilidad operativa | 100,000 |
Como puedes observar, los gastos administrativos reducen la utilidad operativa.
🧠 EJEMPLO PARA RECORDAR
Imagina una tienda de ropa.
El dinero utilizado para comprar las prendas que venderá la tienda está relacionado con el costo de ventas.
Pero el alquiler de la oficina, el internet, los materiales administrativos y el salario del personal administrativo son gastos necesarios para que el negocio funcione.
🎯 RECUERDA
GASTO ADMINISTRATIVO = DINERO UTILIZADO PARA ADMINISTRAR Y MANTENER FUNCIONANDO LA EMPRESA.
Y una regla importante:
No todo desembolso es un gasto administrativo.
Primero debemos identificar para qué se utilizó el dinero y qué relación tiene con las actividades de la empresa.
