La caja chica es un fondo de dinero que una empresa mantiene disponible para cubrir gastos pequeños y frecuentes que no justifican realizar un pago mediante cheque, transferencia bancaria u otro medio de pago.
Por ejemplo: compra de materiales de oficina, transporte, mensajería, pequeños gastos de limpieza o cualquier otro desembolso autorizado por la empresa.
1️⃣ ¿CÓMO FUNCIONA LA CAJA CHICA?
Normalmente funciona mediante un fondo fijo.
Supongamos que una empresa establece una caja chica de:
RD$20,000
Ese dinero queda bajo la responsabilidad de una persona encargada de controlar cada desembolso.
La empresa debe conservar los comprobantes, facturas o recibos que respalden los gastos.
2️⃣ APERTURA DE LA CAJA CHICA
La empresa entrega RD$20,000 para crear el fondo.
El asiento sería:
| Cuenta | Débito | Crédito |
|---|---|---|
| Caja chica | RD$20,000 | |
| Bancos | RD$20,000 |
📌 Aquí no estamos registrando un gasto. Simplemente estamos trasladando dinero del banco a un fondo destinado a pequeños pagos.
3️⃣ EJEMPLO DE GASTOS
Durante el mes se realizan estos pagos:
- 📝 Materiales de oficina: RD$3,000
- 🚕 Transporte: RD$2,000
- 🧹 Artículos de limpieza: RD$1,500
- 📦 Mensajería: RD$1,000
Total gastado:
RD$3,000 + RD$2,000 + RD$1,500 + RD$1,000 = RD$7,500
Por lo tanto, quedan:
RD$20,000 − RD$7,500 = RD$12,500
4️⃣ REPOSICIÓN DE LA CAJA CHICA
Cuando llega el momento de reponer el fondo, la empresa entrega nuevamente RD$7,500.
Los gastos se reconocen contablemente:
| Cuenta | Débito | Crédito |
|---|---|---|
| Gastos de oficina | RD$3,000 | |
| Gastos de transporte | RD$2,000 | |
| Gastos de limpieza | RD$1,500 | |
| Gastos de mensajería | RD$1,000 | |
| Bancos | RD$7,500 |
Después de la reposición, la caja chica vuelve a tener:
RD$20,000
5️⃣ ¿QUÉ PASA SI FALTA DINERO?
Supongamos que deberían existir RD$20,000 entre efectivo disponible + comprobantes, pero solamente aparecen RD$19,500.
Existe un faltante de:
RD$500
Ese faltante debe investigarse y registrarse según la política contable de la empresa y la responsabilidad establecida.
6️⃣ IMPORTANCIA DE LA CAJA CHICA
Una buena administración de caja chica permite:
✅ Controlar los pequeños gastos.
✅ Evitar el uso innecesario de efectivo.
✅ Mantener los comprobantes organizados.
✅ Facilitar los registros contables.
✅ Detectar faltantes o irregularidades.
✅ Mejorar el control interno.
🧠 RECUERDA
Caja chica = fondo para pequeños gastos.
Y una regla fundamental:
Todo desembolso de caja chica debe estar respaldado por un comprobante.
La caja chica puede parecer algo sencillo, pero un mal control de pequeños gastos puede convertirse en una pérdida importante para la empresa.
